מסמכים משפטיים ורשמיים משמשים לצרכים רבים כמו הגירה, לימודים, עבודה ועוד, במדינות שונות ברחבי העולם. ישנם תהליכים שיש לעבור על מנת שמסמכים אלו יהיו תקפים במדינה בה נדרש להציגם. במאמר זה נסביר כיצד להמיר מסמכים אלו לתקפים בחו"ל, ומדוע חתימת אפוסטיל חיונית לתהליך.
אישור נוטריוני
השלב הראשון בהמרת מסמכים לחו"ל הוא אימות המסמך על ידי נוטריון מוסמך. נוטריון הוא עורך דין שעבר הכשרה מיוחדת ומוסמך לאמת חתימות ומסמכים רשמיים. הנוטריון בודק את זהות מגיש המסמך ואת נכונות פרטי המסמך. לאחר מכן מאשר הנוטריון את אותנטיות המסמך בחותמת וחתימה רשמית.
תרגום מסמכים
מסמכים רשמיים שנכתבו בשפה שאינה השפה הרשמית במדינת היעד, צריכים לעבור תרגום לאותה שפה על ידי מתרגם מוסמך. מתרגמים מוסמכים הם לרוב בעלי תואר אקדמי בתרגום ובעלי רישיון מטעם משרד המשפטים. המתרגם מבצע תרגום נאמן למקור של המסמך, ומאשר זאת בחתימתו על גבי הגרסה המתורגמת.
אישור משרד החוץ
השלב הבא של Apostile in israel הוא אישור המסמך המתורגם והנוטריוני על ידי משרד החוץ של המדינה בה נערך האימות. האישור נעשה על ידי המחלקה הקונסולרית והוא מאשר את חתימת הנוטריון ותקפות התרגום שבוצע. האישור ניתן בחותמת רשמית של משרד החוץ. שלב זה מאשר שהמדינה המנפיקה מכירה במסמך כתקף ומהימן.
חתימת אפוסטיל
האפוסטיל (Apostille) היא חתימה בינלאומית המאמתת מסמכים רשמיים לשימוש במדינות זרות. זוהי חותמת מלבנית הנחתמת על גבי המסמך ומכילה את פרטי המסמך, פרטי מנפיק האפוסטיל ותאריך הנפקתו. האפוסטיל מונפקת על ידי רשות מרכזית שמונתה לכך על ידי כל אחת מהמדינות החתומות על אמנת האג להסדרת אימות מסמכים בינלאומיים, משנת 1961. כ-120 מדינות מוכרות באפוסטיל כיום, ביניהן ישראל, ארה"ב, האיחוד האירופי, רוסיה, מדינות אמריקה הלטינית ועוד. ברגע שמסמך נושא חתימת אפוסטיל, הוא מוכר באופן אוטומטי כתקף בכל אחת ממדינות אלו, בלי שיהיה צורך באימות נוסף במדינת היעד.
תהליך קבלת אפוסטיל על מסמכים ישראלים
מסמך ישראלי עם חותמת אפוסטיל תקף במדינות החברות באמנה, ומאפשר שימוש בו ללא צורך באימות נוסף. תהליך קבלת אפוסטיל פשוט יחסית:
- יש לוודא שהמסמך נופל תחת קטגוריית המסמכים הזכאים לאפוסטיל. ניתן למצוא רשימה מפורטת באתר משרד החוץ.
- לאחר מכן, יש להגיש בקשה מקוונת באתר הממשלתי. ניתן גם להגיש בקשה פיזית במשרד החוץ בירושלים או באחת מהנציגויות הישראליות בחו"ל.
- חשוב לציין שעל המסמכים להיות מקוריים או העתקים נאמנים למקור, ויש להחתים אותם על ידי נוטריון לפני ההגשה.
- זמן ההמתנה לאישור הבקשה הוא מספר ימים בודדים. לאחר אישור הבקשה, ניתן לקבל את המסמך עם חותמת האפוסטיל באופן דיגיטלי או פיזית.
- אגרת האפוסטיל עומדת על כ-46 ש"ח עבור מסמך דיגיטלי וכ-56 ש"ח עבור מסמך פיזי. ניתן לשלם את האגרה באמצעות כרטיס אשראי באתר הממשלתי.
חשיבות האפוסטיל
חתימת האפוסטיל חוסכת זמן, כסף ומאמץ רב בהליך אימות מסמכים לצרכים בינלאומיים. המדינות החתומות על האמנה מתחייבות להכיר בתוקף המסמכים ללא בירוקרטיה מיותרת. כשמציגים מסמכים ללא אפוסטיל, לעיתים הם לא יתקבלו, או שיידרשו תהליכים ארוכים ויקרים על מנת לאשרם. חשיבות נוספת של האפוסטיל היא מניעת זיופים ומרמה. בשל הבקרה הקפדנית של הרשויות על הנפקת האפוסטיל, קשה יותר לזייף מסמכים הנושאים אפוסטיל. לכן גם המדינות המקבלות יכולות להיות בטוחות יותר באמינות ובמהימנות המסמכים שהן מקבלות.
